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ファイルが版管理の管理下にあるとき、 そのファイルは版管理システムに登録されているといいます。 各登録されたファイルには、 ファイルの現状とその変更履歴を記述した対応する マスタファイルが存在します。 この情報は、現在の版や以前の版を再構成するのに十分です。 通常、マスタファイルには、それぞれの版について、 その版の変更点を言葉で記述した記録項目も記録されています。
版管理の下で管理されているファイルを、 そのマスタファイルに対応する作業ファイルと呼ぶこともあります。 普通のファイルと同様に、作業ファイルを編集して変更します。 (SCCSやRCSでは、ファイルを編集するまえにファイルをロック 1 する必要がある。) 一連の変更を終えたら、ファイルをチェックイン、つまり、 記録項目とともに変更をマスタファイルに記録します。
CVSでは、1つのマスタファイルに対応する作業ファイルを複数個持てます。 しばしば、各ユーザーが1個ずつ作業ファイルを持てます。 RCSでもこのようにできますが、RCSの通常の使い方ではありません。
典型的な版管理システムには、複数のユーザーが同じファイルを使う際の 調停を行うためのなんらかの機構が必要です。 1つの方法は(Emacsが同時編集の検出に使うロックに類似だが、それとは別の) ロックを使うことです。 別の方法は、ファイルをチェックインする時点で、 他人の変更分を併合することです。
ロックを使う版管理の場合、作業ファイルは変更できないように 通常は読み出し専用です。 版管理システムに対して、 書き込み可能な作業ファイルを作り、それをロックするように要求します。 一度には1人のユーザーだけがこれをできます。 自分の変更分をチェックインすると、 ファイルのロックを外し、作業ファイルをふたたび読み出し専用にします。 これにより、他のユーザーがさらに変更するために ファイルをロックできるようになります。 SCCSはつねにロックを使いますし、RCSも通常はロックを使います。
RCSでは別の方法もあって、各ユーザーがいつでも作業ファイルを変更できます。 このモードではロックは必要ありませんが、使うこともできます。 新版を記録する方法は、やはりチェックインです。
CVSでは、通常、各ユーザーはいつでも各自の作業ファイルを変更できますが、 チェックイン時に他のユーザーの変更分を併合する必要があります。 しかし、CVSでもロックを使うようにもできます (see Backend Options)。